Le fonctionnement de notre gestionnaire de réservation pour les gîtes et l'hôtellerie Plein Air : VACATIS
Vous souhaitez simplifier vos tâches administratives et gérer efficacement votre parc locatif. Nous vous proposons un logiciel simple, efficace et rentable.
• gestion de planning
• création de contrat automatique en .PDF
• réception des demandes de réservation sur votre BackOffice via un formulaire de votre site Internet
• gestion de la base clients
• fidélisation de la clientèle, historique des mails, envoi automatique des mails fin de séjour, création de mail type, envoie multiple en fonction de la date de séjour
• sauvegardes automatiques
• Statistiques détaillés : taux d’occupation par hébergement, nombre de nuitées, nombre de personnes, nombre de séjours, chiffre d’affaire annuel …
Ce logiciel a été développé avec la collaboration de professionnels du tourisme (propriétaires de gîtes, chambres d'hôtes, yourtes et camping). C'est pourquoi il répond aux exigences des loueurs professionnels.
Nos clients en parlent ...
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" Ce logiciel me
facilite la vie, c’est un gain de temps et d’argent. Il est amorti très
rapidement, en moins d’un an, car j’économise beaucoup de temps la préparation
de contrats est automatiques, l’envoi ce fait par email ce qui m’économise
l’encre et les frais postaux."
Olivier Loux, Moulin de la Jarousse |
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« J’ai gagné avec cette solution non seulement en temps et argent, j’ai pu fidéliser ma clientèle et augmenter mon chiffre d’affaire en utilisant des mails ciblée. La publicité au bon moment, ça marche en plus c’est très rapide à faire. » Bruno Chazal, Centre équestre "Les Seychas" |
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Plus de détails
| Le client sélectionne son hébergement sur votre site web. Pour faciliter son choix, un module de recherche de disponibilité peut être intégré. Il rempli le formulaire avec ses coordonnées et les caractéristiques de son séjour. | |
| Les informations sont reçues par le back office et visibles sur la page d'accueil. | |
| Lorsque l'on clique sur "créer le contrat" une vérification de la disponibilité est effectuée, il ne vous reste plus qu'à choisir un modèle de contrat et à indiquer le prix du séjour. | |
| En cliquant sur "visualiser le contrat" vous pouvez contrôler le document que recevra le client. | |
| Le contrat est envoyé par mail en pièce jointe. Une fois envoyé, le séjour est créé dans le planning. Il sera marqué comme "non confirmé". L'hébergement ne sera plus disponible pour ces dates. Lors de l’envoi du contrat au client les actions suivantes sont aussi effectuées:
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| Lorsque vous recevez le contrat signé (et éventuellement un acompte) vous pouvez confirmer le séjour depuis la liste des contrats à recevoir ou depuis le planning. Si le client ne souhaite pas confirmer son séjour vous pouvez annuler celui-ci depuis le planning. Sur le contrat figure une date d'échéance. Cette date est calculée automatiquement, mais vous pouvez la modifier lors de la création du contrat. Lorsque cette date est dépassé, si vous n'avez pas confirmé le séjour, le client s'affiche dans la case "Séjours non validés à échéance" visible sous le menu. Vous pouvez ainsi relancez un client d'un simple clic. |
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| Si vous souhaitez organiser à l'avance un événement (repas, activité ...), vous pouvez contacter toutes les personnes qui seront présente à cette date (pour tout vos types d'hébergement ou seulement pour certains). Ainsi en fonction des réponses vous pouvez par exemple réserver les services d'un traiteur (ou autre chose). Vous pouvez aussi utiliser cette fonctionnalité pour contacter les clients venus par le passé et leur proposer des tarifs préférentiels ou autre. |
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| Vous avez accès à une page de statistique qui vous permettra de connaitre le taux d'occupation et le chiffre d'affaire de chaque hébergement et ainsi optimiser votre offre. | |
| Toutes les communications se font par e-mail, ceux-ci sont archivés par client et peuvent être consultés rapidement en cas de litige avec un client. | |
| Une fonctionnalité qui peut vous faire gagné du temps : les mails type. Se sont des mails préenregistré qui vous permettent d'un simple clic, par exemple de relancer un client en retard, de signaler que l'hébergement demandé n'est plus disponible ou de proposer une activité. | |
| Vous pouvez aussi pré enregistrer des pièces jointes (par exemple : les conditions générale de location, un plan d'accès, un rib ...). De cette façon vos mails seront envoyés plus rapidement car vos fichiers seront déjà sur le serveur. | |
| Le planning permet d'accéder à toute les fonctionnalités: il vous suffit de cliquer sur un séjour pour qu'une fenêtre vous donne accès a toute les informations du séjour. Vous pouvez déplacer le séjour, consulter le contrat, consulter l'historique du client, confirmer ou annuler le séjour, ainsi que beaucoup d'autre fonctionnalités. |